№ 18/19 Про затвердження номенклатури справ Сквирської міської ради

Голова виконкому

                 Валентина ЛЕВІЦЬКА

СХВАЛЕНО

Протокол засідання ЕК Сквирської міської ради

від                №

СХВАЛЕНО

Протокол ЕК архівного відділу

Білоцерківської районної

державної адміністрації

від                  №

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання ЕК Державного архіву

Київської області 

від             №

Індекс справи

Заголовок справи (тому, частини)

К-сть справ

(томів, частин)

Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком

Примітка

1

2

3

4

5

01 – ОРГАНІЗАЦІЯ ДІЯЛЬНОСТІ МІСЬКОЇ  РАДИ

01-01

Закони, постанови та інші акти Верховної Ради України, укази, розпорядження Президента України, постанови, розпорядження Кабінету Міністрів України

Доки не мине потреба¹

ст. 1б, 2б, 3б

¹Що стосуються діяльності - постійно

01-02

Доручення обласної і районної рад з основної діяльності та документи (довідки, доповіді, розрахунки, листи) з виконання доручень

Доки не мине потреба¹
ст. 7-б

¹ Що стосу­ю­ться діяль­нос­ті селищної ради - пост.

01-03

Рішення, протоколи, засідань обласної і районної рад та їх виконавчих комітетів, документи до них (копії)

Доки не мине потреба¹
ст. 7-б

¹ Що стосу­ю­ться діяль­нос­ті селищної ради

01-04

Розпорядження голів обласної і районної рад (копії)

Доки не мине потреба¹
ст. 16
 

¹ Що стосу­ю­ться діяль­нос­ті селищної ради

01-05

Рішення, протоколи сесій міської ради

Постійно
ст. 7-а

01-06

Довідки, доповіді, доповідні записки тощо до рішень та протоколів сесій міської ради

Постійно

ст. 7-а

01-06

Організаційні документи (паспорт, статут, регламент роботи, положення про відділи міської ради тощо) (копії)

До зміни новими

¹Оригінали  організаційних документів, затверджених рішенням сесії, зберігаються як додатки до них у відповідних справах

01-07

Річний план роботи міської ради з основної діяльності

Постійно
ст. 157-а

¹ За наявності відповідного звіту – 5 р.

01-08

Плани роботи постійно діючих комісій міської ради

5 р.

ст.160

01-09

Календарні плани проведення громадських заходів на території міської ради

Доки не мине потреба

ст. 162

01-10

Облікові картки депутатів міської ради

Доки не мине потреба ЕК

01-11

Протоколи засідання, звіти постійної комісії з питань регламенту, депутатської етики , законності і  правопорядку

Постійно ст. 14-а

¹ Документи формуються у справи по кожній комісії окремо

01-12

Протоколи засідання, звіти постійної комісії міської ради з питань планування бюджету та фінансів, соціально-економічного розвитку

Постійно ст. 14-а

¹ Документи формуються у справи по кожній комісії окремо

01-13

Протоколи засідання, звіти постійної комісії з питань комунального майна, житлово-комунального господарства, енергозбереження, благоустрою та навколишнього середовища

Постійно ст. 14-а

¹ Документи формуються у справи по кожній комісії окремо

01-14

Протоколи засідання, звіти постійної комісії з питань соціального захисту, освіти, охорони здоров’я, культури та релігії.

Постійно ст. 14-а

¹ Документи формуються у справи по кожній комісії окремо

01-15

Протоколи засідання, звіти постійної комісії з питань підприємництва, промисловості, сільського господарства, землевпорядкування, будівництва та архітектури

Постійно ст. 14-а

¹ Документи формуються у справи по кожній комісії окремо

01-16

Звіти депутатів перед виборцями та документи (доповіді, інформації, огляди) до них

Пост.

ст.301

01-17

Журнал (картки, електронна база даних) реєстрації рішень сесій міської ради

Постійно        ст. 121а

01-18

Журнал видачі копій рішень сесій міської  ради

1 рік¹,

ст. 140

¹Після закінчення журналу

02 - ОРГАНІЗАЦІЯ ДІЛЬНОСТІ ВИКОНАВЧОГО КОМІТЕТУ МІСЬКОЇ  РАДИ

02-01

Розпорядження, доручення голів обласної і районної державних адміністрацій, надіслані з основних питань діяльності виконавчого комітету селищної ради (копії)

Доки не мине потреба¹
ст. 16-а
 

¹ Що стосу­ю­ться діяль­нос­ті селищної ради – пост.

02-02

Рішення, протоколи, засідань виконавчого комітету міської  ради

Постійно
ст. 7-а

02-03

Рішення, рекомендації, протоколи, засідань постійних консультативно-дорадчих і тимчасових контрольних органів (комісій та рад), що утворюються при виконавчому комітеті міської  ради (за умови їх утворення)

Постійно
ст. 11, 14-а

¹ Документи формуються у справи по кожному ор­гану окремо

02-04

Документи (акти, довідки, доповідні записки тощо) комплексних перевірок роботи міської  ради та її виконавчого комітету з основних питань діяльності

Постійно
ст. 76-а

02-05

Документи (доповідні записки, довідки, акти тощо) тематичних та контрольних перевірок окремих напрямів діяльності міської ради та її виконавчого комітету

5 років ЕПК
ст. 77

02-06

Документи (доповіді, протоколи, тези доповідей,  про організацію дозвілля на території громади, проведення свят, вручення нагород

5 років ЕПК
ст.66-а, 796

02-07

Звернення (пропозиції, заяви, скарги) громадян, документи (листи, довідки, акти) з їх розгляду

Постійно
ст. 82-а

02-08

Акти приймання-передавання справ з усіма додатками, складені в разі зміни голови міської ради

Пост.

ст.45-а

¹

02-09

Акти приймання-передавання справ з усіма додатками, складені в разі зміни секретаря, інших посадових та відповідальних осіб міської ради

3 роки¹
ст. 45-б

¹ Після зміни відповідних осіб

02-10

Реєстри, довідки, звіти контролю виконання рішень виконавчого  комітету міської ради

3 роки
ст. 123

02-11

Річні плани роботи виконавчого комітету

Постійно
ст. 157-а

02-12

Інструкція з діловодства в Сквирській міській раді

До заміни новою,

ст. 20б

02-13

Журнал (картки, електронна база даних) реєстрації рішень виконавчого комітету

Постійно,          ст. 121а

02-14

Журнал видачі копій рішень виконавчого комітету

1 рік¹,

ст. 140

¹Після закінчення журналу

02-15

Документи з грифом ,,Для службового користування”, що стосуються діяльності міської ради

3 роки,

ст. 24

02-16

Журнали обліку вхідних, вихідних та внутрішніх документів з грифом ,,Для службового користування”

3р.

ст. 122

03 – ЗАГАЛЬНИЙ ВІДДІЛ

03-01

Листування з різними кореспондентами

5 років, ЕПК,

ст. 22

03-02

Розпорядження голови міської ради з основної діяльності

Постійно
ст. 16-а

03-03

Реєстраційний журнал (картки, електронна база даних) розпоряджень голови міської ради з основної діяльності

Постійно
ст. 121-а

03-04

Розпорядження голови міської ради з адміністративно-господарських питань

5 років
ст. 16-в

03-05

Реєстраційний журнал (картки, електронна база даних) розпоряджень голови міської ради з адміністративно-господарських питань

5 років
ст. 121-в

03-06

Розпорядження голови міської  ради з кадрових питань тривалого строку зберігання (про призначення на посаду, звільнення з посади, заохочення тощо)

75 років
ст. 16-б

03-07

Журнал реєстрації (картки, електронна база даних) розпоряджень голови міської ради з кадрових питань тривалого строку зберігання (про призначення на посаду, звільнення з посади, заохочення тощо)

75 років
ст. 121-б

03-08

Розпорядження голови міської ради з кадрових питань тимчасового строку зберігання (про відрядження в межах України та за кордон)

5 років
ст. 16-б
 

03-09

Журнал реєстрації (картки, електронна база даних) розпоряджень голови міської ради з кадрових питань тимчасового строку зберігання (про відрядження в межах України та за кордон)

5 років
ст. 121-б

03-10

Журнал реєстрації документів з грифом „Затверджую”

Постійно,

ст. 121 а)

03-11

Журнал реєстрації доручень голови, заступників голови міської ради

Постійно,

ст. 121 а)

03-12

Положення про загальний відділ (копія)

Доки не мене потреба,

ст. 20-б

03-13

Положення про експертну комісію (копія)

Доки не мене потреба,

ст. 20-б

03-14

Положення про архів  тимчасового зберігання(копія)

Доки не мене потреба,

ст. 20-б

03-15

Посадові інструкції, розподіл обов’язків між працівниками відділу

(копії)

Доки не мене потреба,

ст. 20-б

03-16

Акти прийому-передачі при зміні працівників, додатки до них

3 роки ¹

ст. 45 б

03-17

Примірна номенклатура справ міської ради

5 років
ст. 112-а

03-18

Книги (журнали) реєстрації довідок,  виданих за запитами громадян про склад сім’ї, умови проживання тощо

5 років
ст. 141

03-19

Журнал обліку врученої кореспонденції (розносні книги)

1 рік
ст. 127-г

03-20

Списки адрес і телефонів працівників міської ради, керівників юридичних осіб, розташованих на території громади, інших постійних кореспондентів

1 рік¹
ст. 1036

03-21

Журнал обліку печаток та штампів, що застосовуються в установі

3 р.
ст. 1034

03-22

Журнал реєстрації вхідної кореспонденції

3 роки,

ст. 124

03-23

Журнал реєстрації вихідної кореспонденції

5років, ЕПК,

ст. 122

03-24

Звернення (пропозиції, заяви, скарги) громадян та документи (листи, довідки, акти) з їх розгляду

Постійно,

ст. 82 „а”

5 років¹,

ст. 82 „а”

03-25

Журнал реєстрації вхідної кореспонденції на пропозицій, заяв та скарг громадян

5 роки,

ст. 124

03-26

Журнал реєстрації вихідної кореспонденції на пропозиції, заяви та скарги громадян

5 років,

ст. 124

03-27

Запити на публічну інформацію

5 років,

ст. 85

03-28

Журнал реєстрації вхідних запитів про надання публічної інформації

3 роки,

ст. 124

03-29

Журнал реєстрації вихідної кореспонденції, що надається на запити про надання публічної інформації

5 років,

ст. 122

03-30

Журнал обліку особистого прийому громадян головою міської ради

3 роки,

ст. 125

03-31

Журнали обліку особистого прийому громадян заступниками голови міської ради

3 роки,

ст. 125

03-32

Журнали реєстрації телеграм, телефонограм, телексів, телефаксів

1 рік,

ст. 126

АРХІВ ТИМЧАСОВОГО ЗБЕРІГАННЯ

03-33

Правила, положення, регламенти,

інструкції; переліки документів зі

строками зберігання, примірні

номенклатури справ; методичні вказівкита рекомендації з питань архівної справи

До заміни

новими

ст. 20-б, 109-б,

111-б

03-34

Примірна номенклатура справ міської ради (другий примірник)

До заміни новою ст. 112-а

03-35

Протоколи засідань експертної комісії міської ради

Пост.

ст. 14-а

03-36

Річний план роботи експертної комісії

міської ради

5 р.

ст. 160

03-37

Описи справ постійного зберігання

Постійно,

ст. 137-а

03-38

Описи справ тимчасового зберігання

3 роки¹,

ст. 137-б

¹Після знищення справ

03-39

Описи справ з кадрових питань (з особового складу

3 роки¹,

ст. 137-б

¹Після знищення справ

03-40

Справа фонду (історична довідка, акти перевірки стану документів, акти прийому та передачі документів на державне зберігання, акти про виділення документів на знищення)

Постійно¹,

ст. 130

¹У разі ліквідації організації передаються до державного архіву

03-41

Заяви, запити громадян і юридичних осіб про надання архівних довідок, копій, витягів з документів та документи (архівні довідки, копії, витяги, листи-відмови) з їх виконання

5р.

ст.132

03-42

Акти надання документів у тимчасове користування та вилучення справ на вимогу правоохоронних органів

3 роки¹,

ст. 134

03-43

Акти, довідки про підсумки перевірки державним архівом стану збереження документів 

5 років, ЕПК,

ст. 113

03-44

Вимоги, замовлення на видачу документів із архіву

1 рік¹,

ст. 135

03-45

Журнали, картки обліку надходження й вибуття документів з архіву

До ліквідації ради ст. 139

03-46

Журнал обліку видачі документів із архіву

1 рік¹,

ст. 140

¹Після закінчення журналу та повернення документів до архіву

03-47

Журнали реєстрації архівних довідок, копій та витягів з документів, виданих за запитами громадян і юридичних осіб

5 років,

ст. 141

03-48

Витяг із зведеної номенклатури справ відділу

3 роки²

ст. 112 „в”

¹Після заміни новою

04 –  ОРГАНІЗАЦІЙНИЙ ВІДДІЛ

04-01

Правила, положення, постанови, інструкції, методичні вказівки та рекомендації щодо роботи з кадрами

До заміни новими

ст. 20-б

04-02

Посадові інструкції працівників міської ради (копії)

5 р.

ст.43

Після заміни новими

04-03

Положення про організаційний відділ(копії)

До заміни новим

ст. 20-б

04-04

Протоколи засідань конкурсних комісій із заміщення вакантних посад, обрання на посаду

75 років ЕПК
ст. 505

04-05

Річний звіт про кількісний та якісний

склад працівників

Пост.

ст. 302-б

04-06

Річний звіт про вакансії та вивільнення працівників

5 р.

ст. 363

04-07

Списки (штатно-обліковий склад) працівників міської ради

75 р.

ст. 503

04-08

Особові справи (заяви, анкети, автобіографії, копії і витяги з розпорядження про прийняття, переміщення, звільнення, оголошення подяк, копії особистих документів, характеристики, листки з обліку кадрів, характеристики, висновки тощо (у т.ч. тимчасових працівників)

75 років² ,

ЕПК, ст. 493

04-09

Трудові договори (контракти, угоди)

75 років,

ст. 492

04-10

Трудові книжки працівників міської ради

До запитання

ст. 508

Незатребу-

вані трудові

книжки – не

менше 50 р.

04-11

Документи (подання, клопотання,

характеристики, автобіографії, особові листки з обліку кадрів, витяги з рішеньтощо) про представлення до нагородження державними, відомчими нагородами,присвоєння почесних звань, присудження державних премій працівників селищної ради

75 р. ЕПК

ст. 654-б

04-12

Колективний договір, зміни та доповнення до нього

Пост.

ст. 395

Після заміни новим

04-13

Правила внутрішнього трудового розпорядку

1 рік¹
ст. 397

Після заміни новими

04-14

Документи (доповідні та пояснювальні записки, акти, листи) про порушення правил внутрішнього трудового розпорядку

1 р.

ст. 398

04-15

Документи (графіки, заяви, відомості)

про надання та використання щорічних, соціальних відпусток та відпусток без збереження заробітної плати

1 р.

ст. 515

04-16

Документи (доповіді, доповідні записки, довідки, відомості, заяви, плани, списки, договори-направлення, листи) про підготовку, підвищення кваліфікації та перепідготовку кадрів, направлення на навчання до профільних навчальних закладів

5 р. ЕПК

ст. 537

04-17

Журнал обліку видачі трудових книжок і вкладок до них

50 р.

ст. 530-а

04-18

Книга обліку особових справ

75 років,

ст. 528

04-19

Табелі обліку використання робочого часу

1 рік,

ст. 408

04-20

Журнали (картки, електронна база даних) реєстрації вхідних, вихідних та внутрішніх (заяв, доповідних і пояснювальних записок тощо) документів

3 років

ст.122

04-21

Журнал обліку відпусток працівників адміністрації

5 років,

ст. 122

04-22

Журнал обліку листків непрацездатності

5 років,

ст.122

04-23

Акти прийому-передачі при зміні працівників, додатки до них

3 роки ¹

ст. 45 б

1

2

3

4

5

05-ВІДДІЛ З ПИТАНЬ ЮРИДИЧНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ РАДИ ТА ДІЛОВОДСТВА

05-01

Закони, постанови, накази, розпорядження, інші нормативно-правові акти Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, Президента України, інших органів влади з питань, що стосуються компетенції відділу (копії)

Доки не мене потреба

ст. 1 «б»

05-02

Положення про Відділ (копія)

3 роки^1,2

ст. 28 «б»

¹Після заміни новим. ²Оригінал зберігається, як додаток до рішення міської ради

05-03

Посадові інструкції працівників Відділу (копії)

5 років ^1,2

ст. 43

¹Після заміни новим. ²Оригінал зберігається у спеціаліста з питань кадрової роботи

05-04

Акти прийому-передачі документів при зміні працівників та додатки до них

3 роки¹

ст. 45 «б»

¹Після зміни посадових відповідальних та матеріальновідповідальних осіб

05-05

Протоколи нарад, комісій, складені працівниками Відділу

Доки не мене потреба

ст. 7 «а»

05-06

Рішення засідань виконкому міської ради (копії)

Доки не мене потреба

ст. 7 «а»

05-07

Копії документів (позовні заяви, акти, доручення, апеляційні скарги, довідки, доповідні записки, характеристики, тощо), що подаються до судових органів, копії рішень, вироків, окремих ухвал, постанов

3 роки¹

ст. 89

¹Після прийняття рішення

05-08

Журнал обліку претензій, пред`явлених, Сквирською міською радою

3 роки

ст. 107

05-09

Журнал обліку претензій пред`явлених Сквирській міській раді

3 роки

ст. 107

05-10

Журнал обліку позовних заяв, пред’явлених Сквирською міською радою

3 роки

ст. 107

05-11

Журнал обліку позовних заяв, пред’явлених Сквирській міській раді

3 роки

ст. 107

05-12

Номенклатура справ Відділу з питань юридичного забезпечення ради та діловодства

3 роки ¹

ст. 112 «в»

¹Після заміни новою.

05-13

Закони, постанови, накази, розпорядження, інші нормативно-правові акти Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, Президента України, інших органів влади з питань, що стосуються компетенції відділу (копії)

Доки не мене потреба

ст. 1 «б»

05-14

Акти прийому-передачі при зміні працівників, додатки до них

3 роки ¹

ст. 45 б

06 -  ФІНАНСОВО-ГОСПОДАРСЬКИЙ ВІДДІЛ

06-01

Закони, постанови Верховної Ради України, укази і розпорядження Прези­дента України, постанови і розпоря­дження Кабінету Міністрів України з питань бухгалтерського обліку. Копії

Доки не ми­не потреба ст. 16, 26, 36

06-02

Рішення сесії, виконавчого комітету  Сквирської міської ради, розпорядження міського голови

Доки не мине потреба ЕК

06-03

Свідоцтво про державну реєстрацію міської  ради (витяг з Держреєстру про реєстрацію міської ради)

До ліквідації

ст. 31

1

2

3

4

5

06-04

Кошториси видатків, плани асигнувань, плани використання коштів, лімітні довідки на рік зміни до них

Постійно ст. 193 а, 176а,б, 178

06-05

Документи (положення, картки, листи тощо) про відкриття в установах банку розрахункових*і поточних рахунків та оформлення повноважень на проведення грошово-розрахункових операцій за рахунками

5 років¹

ст. 209

06-06

Особові рахунки (відомості нарахування заробітної плати) працівників ради

75 років

ст. 317а

06-07

Річний звіт про виконання бюджетуселищної ради здодатками до нього

Постійно

 ст. 311а, б

06-08

Квартальні звіти про виконання       бюджету міської  ради

3 роки¹

ст.311в

06-09

Звіти (відомості) про нарахування та перерахування страхових внесків на державне та недержавне соціальне страхування

річні

квартальні

Постійно

ст. 322б

3 роки¹ ст.322г

06-10

Звіти про суми нарахованої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення, допомоги, компенсацій) застрахованих осіб та суми нарахованого єдиного внес­ку на загальнообов'язкове державне                со­ціальне страхування до органів Державної фіскальної служби

75 років

ст. 678

06-11

Податкові звіти: річні

піврічні

квартальні

Постійно

ст. 265 а

5 років¹

ст. 2656

3 роки² ст. 265в

'За відсутності річних - постійно ² За відсутності річних, піврічних - постійно

06-12

Первинні документи і додатки до них, що фіксують факт виконання господар­ських операцій і є підставою для записів у регістрах бухгалтерського обліку та податкових записах (касові, банківські документи, меморіальні ордери, виписки банків, наряди на роботу, табелі, акти про приймання, здавання і списання майна й матеріалів, накладні з обліку товарно-матеріальних цінностей, рахун- ки-фактури, авансові звіти тощо)

3 роки¹ ст. 336 ст. 351

'За умови завершення реві зії, проведеної ор­ганами державного фі­нансового контролю за сукупними показника­ми фінансово-господа­рської діяльності. У ра­зі виникнення спорів (суперечок), порушен­ня кримінальних справ, відкриття судами про­вадження у справах - зберігаються до ухва- ’ лення остаточного рішення.

06-13

Документи (копії звітів, витяги з протоколів, висновки, заяви, довідки, списки працівників, листки непрацездатності) про виплату допомоги, оплату листків непрацездатності з фонду соціального страхування

3 роки

ст. 320, 716

06-14

Протоколи засідань комісії (уповноваженого) з соціального страхування

5 років ст. 711

06-15

Договори і угоди (аудиторські, господарські, операційні тощо)

3 роки¹'²

ст. 330

'Після закінчення стро­ку дії договору, угоди ² За умови завершення ревізії, проведеної ор­ганами державного фі­нансового контролю за сукупними показниками фінансово-господа­рської діяльності. У ра­зі виникнення спорів (суперечок), порушення кримінальних справ, ві­дкриття судами провад­ження у справах - збе­рігаються д

06-16

Договори про повну матеріальну відповідальність

3 роки¹ ст.332

‘Після звільнення матеріально від­повідальної особи

1

2

3

4

5

06-17

Документи (протоколи засідань інвентаризаційних комісій, акти інвентаризації. інвентаризаційні описи, порівняльні відомості) про інвентаризацію основних засобів, нематеріальних активів, матеріальних цінностей тощо

3 роки¹ ст. 345

'За умови завершення ревізії, проведеної ор­ганами державного фі­нансового контролю за сукупними показника­ми фінансово-господа­рської діяльності. У ра­зі виникнення спорів (суперечок), порушення кримінальних справ, відкриття судами про­вадження у справах - зберігаються до ухва­лення остаточного рішення

06-18

Документи (протоколи, акти, звіти, відомості переоцінки й визначення зношеності основних засобів) про переоцінку основних фондів, нематеріальних активів, незавершеного будівництва

Постійно

ст. 343

06-19

Документи (акти, довідки, доповідні записки тощо) документальних ревізій, перевірок та аудиту бюджетно-фінансової діяльності, у тому числі перевірок каси, правильності стягнення податків тощо

5 років

ст. 341

06-20

Документи (акти, відомості) про переоцінку товарно-матеріальних запасів

5 років¹

ст. 344

'За умови завершення ревізії, проведеної ор­ганами державного фі­нансового контролю за сукупними показниками фінансово-господа­рської діяльності. У ра­зі виникнення спорів (суперечок), порушення кримінальних справ, відкриття судами про­вадження у справах - зберігаються до ухва­лення остаточного рішення

06-21

Документи (договори, угоди, акти) про приймання і здавання будівель, приміщень в оренду

3 роки¹

ст. 1047

'Після закінчення строку дії договору

06-22

Договори енергопостачання, комунального обслуговування міської  ради

3 роки¹

ст. 1050, 1051

‘Після закінчення строку дії договору

06-23

Книга обліку будівель, обладнання

5 років¹

ст. 1038

‘Після ліквідації основних засобів

06-24

Облікові регістри (головна книга тощо)

3 роки¹

ст. 351

'За умови завешення ре­візії, проведеної органами державного фінансового контролю за сукупними показниками фіна-нсово- господарської дія-льності У разі виникне-ння спорів (суперечок), порушення кримінальних справ, відкриття судами прова­дження у справах - зберігаються до ухвален­ня остаточного рішення

06-25

Книга обліку господарського майна і матеріалів

3 роки¹

ст. 351

'За умови завершення ре­візії. проведеної органами державного фінансового контролю за сукупними показниками фінансово- господарської діяльності. У разі виникнення спорів (суперечок), порушення кримінальних справ, відкриття судами прова­дження у справах - зберігаються до ухвален­ня остаточного рішення

06-26

Касова книга

За умови ведення  3 роки¹

ст. 352г

'За умови завершення ре­візії, проведеної органами державного фінансового контролю за сукупними показниками фінансово- господарської діяльності. У разі виникнення спорів (суперечок), порушення кримінальних

06-27

Витяг із зведеної номенклатури справ відділу

3 роки²

ст. 112 „в”

²Після заміни новими та за умови передавання справ до  архівного підрозділу організації

06-28

Акти прийому-передачі при зміні працівників, додатки до них

3 роки ¹

ст. 45 б

07 – ВІДДІЛ З ПИТАНЬ  ЗЕМЕЛЬНИХ РЕСУРСІВ ТА КАДАСТРУ

07-01

Закони, постанови, накази, розпорядження, інші нормативно-правові акти Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, інших органів влади з питань, що стосуються компетенції відділу (копії)

Доки не мине потреба,

ст. 1 «б»

07-02

Положення про відділ (копія)

Доки не мине потреба

*Оригінал зберігається як додаток до рішення міської ради

07-03

Посадові інструкції працівників відділу (копії)

Доки не мине потреба

07-04

Річні плани роботи відділу

1 рік,

ст.161

07-05

Договори оренди земельних ділянок

50 років
ст. 2130

07-06

Листування з центральними та місцевими органами державної влади, органами місцевого самоврядування, з підвідомчими (підпорядкованими) та іншими організаціями з питань земельних відносин

5 років, ст.22,23

07-08

Документи (постанови, рішення, приписи, акти, висновки, запити, довідки, листи) з питань вирішення земельних спорів

5 років ЕПК
ст. 88

07-09

Документи з питань розподілу й використання земельної площі у межах підвідомчої території

Постійно

Ст.212,б

07-10

Журнали реєстрації заяв громадян та довідок, виданих громадянам, із питань оформлення земельних ділянок в оренду і приватну власність

5 років
ст. 124

1

2

3

4

5

07-11

Книга обліку громадян, яким безоплатно передано у приватну власність земельні ділянки

Постійно
ст. 2132

07-12

Книга реєстрації договорів оренди землі

50 років
ст. 2136

07-13

Витяг із зведеної номенклатури справ відділу

3 роки²

ст. 112 „в”

¹Після заміни новою

07-14

Акти прийому-передачі при зміні працівників, додатки до них

3 роки ¹

ст. 45 б

08- ВІДДІЛ ЕКОНОМІЧНО –ІНВЕСТИЦІЙНОЇ ДІЯЛЬНОСТІ ТА АГРОПРОМИСЛОВОГО РОЗВИТКУ

08-01

Закони України, Укази Президента України, постанови Кабінету Міністрів України та інші законодавчі акти з питань діяльності відділу (копії)

Доки не мине потреба

1 «б»

08-02

Положення про відділ економічно-інвестиційної діяльності та агропромислового розвитку

(копії)

Доки не мине потреба,ст.39

08-03

Посадові інструкції працівників відділу економічного розвитку

5 років

ст. 43

08-04

Розпорядження голови Сквирської міської ради з питань діяльності відділу економічно-інвестиційної діяльності та агропромислового розвитку (копії)

Доки не мине потреба

08-05

Доручення голови Сквирської міської ради з питань діяльності відділу економічно-інвестиційної діяльності та агропромислового розвитку (копії)

Доки не мине потреба

08-06

Програма соціально-економічного та культурного розвитку Сквирської міської територіальної громади на 2021 рік (копії)

Доки не мине потреба ст.146 «б»

08-07

Документи (пропозиції, відомості, аналітичні довідки) структурних підрозділів міської ради, установ, організацій та підприємств до Програми соціально-економічного і культурного розвитку Сквирської міської територіальної громади

5 років

ст. 163

1

2

3

4

⁵

08-08

Документи (пропозиції, відомості, аналітичні довідки)  міської ради щодо фінансування ремонтів комунальних доріг за рахунок субвенції з держаного бюджету

5 років

ст. 163

08-09

Документи (пропозиції, відомості, аналітичні довідки) міської ради щодо виділення субвенції на проведення ремонтів об’єктів соціальної сфери

5 років

ст. 163

08-10

Звіт про виконання Програми соціально-економічного та культурного розвитку Сквирської міської територіальної громади (копії)

Доки не мине потреба ст.148 «б»

08-11

Квартальні звіти  про хід виконання Програми соціально-економічного та культурного розвитку Сквирської міської територіальної громади

3 роки3

ст. 296г

^{3 За від­су­т­ності рі­ч­них, піврічних – постійно}

08-12

Пропозиції  відділу економічно-інвестиційної діяльності та агропромислового розвитку до плану роботи Сквирської міської ради

1 рік

ст. 161

08-13

Звіти про виконання відділом економічно-інвестиційної діяльності та агропромислового розвитку заходів, включених до плану роботи Сквирської міської ради

5 років, ЕПК

ст. 298

08-14

Довідки, контрольні листи, звіти контролю виконання документів (доручення, розпорядження голови міської ради)

 3 роки

ст. 123

08-15

Статистичні звіти (довідки, доповідні записки) та оперативна інформація

5 років

ст. 303

08-16

Закони України, постанови Кабінету Міністрів України та інші законодавчі акти з питань державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності

Доки не мине потреба

1 «б»

08-17

Листування (інформації, зведення, довідки, звіти) з питань державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності

5 років ЕПК

ст. 22,23

1

2

3

4

⁵

08-18

Закони України, постанови Кабінету Міністрів України та інші законодавчі акти з питань організації  пасажирських перевезень

Доки не мине потреба

1 «б»

08-19

Копії розпоряджень голови міської ради з питань організації пасажирських перевезень на автобусних маршрутах загального користування, віднесених до компетенції Сквирської міської ради

Доки не мине потреба

08-20

Журнал обліку вхідних документів, поданих на участь у конкурсі на перевезення пасажирів

3 роки

ст. 122

08-21

Протоколи засідань конкурсного комітету з підготовки та проведення районних конкурсів на перевезення пасажирів

Постійно

ст. 14 «а»

08-22

Журнал реєстрації договорів про організацію перевезень на автобусних маршрутах загального користування

Доки не мине потреба

ст. 941

08-23

Договори про організацію перевезень на автобусних маршрутах загального користування

3 роки1

ст. 330

^{Після закінчення строку дії договору, угоди}

08-24

Журнал реєстрації паспортів автобусних маршрутів регулярних перевезень

3 роки

ст. 122

08-25

Паспорти автобусних маршрутів регулярних перевезень

Доки не мине потреба

^{Після закінчення строку дії договору, угоди}

08-26

Листування з організаційних питань діяльності (транспортного обслуговування населення)

3 роки

ст. 24

08-27

Реєстраційний журнал пропозицій, заяв, скарг громадян

5 р.

ст. 124

08-28

Відповіді на скарги та звернення громадян

5 років,

ст. 82 «б»

^{у випадку неодноразового звернення – 5 років після останнього розгляду}

08-29

Листування  (інформації, зведення, довідки) з питань торговельного та побутового обслуговування

5 років

ст. 22,23

08-30

Листування (інформації, зведення, довідки) з питань торговельної мережі району

5 років

ст. 22,23

1

2

3

4

⁵

08-31

Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об’єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями з питань діяльності відділу

5 років ЕПК

ст. 22, 23

08-32

Листування про впорядкування  та нарахування премій

5 років ЕПК

ст.  427

08-33

Номенклатура справ відділу

3 роки2

ст. 112в

^{Після заміни новою та за умови передавання справ до архівного підрозділу}

08-34

Акти прийому-передачі при зміні працівників, додатки до них

3 роки ¹

ст. 45 б

09- СЛУЖБА У СПРАВАХ ДІТЕЙ ТА СІМ’Ї

09-01

Закони України, Укази Президента України, Постанови Кабінету Міністрів України та інші законодавчі акти з питань діяльності відділу (копії)

1

Доки

не мине потреба1

ст. 1 «б»

^{1Що стосуються діяльності служби – постійно}

09-02

Розпорядження голови Київської облдержадміністрації з додатками з питань роботи служби та документи з їх виконання

1

Доки не мине потреба1

ст. 3 «б»

^{¹Що стосуються діяльності служби -постійно}

09-03

Рішення голови міської ради з питань роботи служби

1

Доки не мине потреба1

ст. 3 «б»

^{1Надіслані до відома – доки не мине потреба}

09-04

Доручення голови Київської облдержадміністрації з додатками з питань роботи служби та документи з їх виконання

1

Постійно¹

ст. 6 «а»

^{1Надіслані до відома – доки не мине потреба}

09-05

Доручення голови міської ради з питань роботи служби та документи з їх виконання

1

Постійно1

ст. 6 «а»

^{1Надіслані до відома – доки не мине потреба}

09-06

Положення про службу

1

Доки не мине потреба1

ст. 39

^{¹Після заміни новим}

09-07

Посадова інструкція начальника служби

1

5 років¹

ст.43

^{1 Після заміни новими}

09-08

Посадові інструкції працівників

1

5 років¹

ст.43

^{1 Після заміни новими}

09-09

Плани роботи служби (річні, щомісячні

1

Постійно¹

ст. 157 «а»

^{1 За наявності відповідних звітів - 5 років}

09-10

Інформаційно-аналітичні матеріали, які подаються до ССДС облдержадміністрації

1

Доки не мине потреба1

ст. 39

^{1Після заміни новим. Оригінал зберігається разом з розпорядженням про його затвердження}

1

2

3

4

⁵

09-11

Письмові пропозиції, заяви і скарги громадян, журнал їх реєстрації

1

5 років¹

ст. 82

^{¹У разі неодноразового звернення 5 років від останнього розгляду}

09-12

Журнал реєстрації вхідної документації,

вхідна кореспонденція

1

3 роки

ст. 122

09-13

Журнал реєстрації вихідної документації,

вихідна кореспонденція

1

3 роки

ст. 122

09-14

Журнал особистого прийому громадян

1

3 роки,

ст. 125

09-15

Журнал реєстрації телефонограм

1

1 рік

ст. 126

09-16

Протоколи, журнал реєстрації заяв, інші документи комісії з питань захисту прав дитини

1

Постійно,

ст.11

09-17

Довідки, доповідні записки та інші документи щодо перевірок роботи служби

1

Постійно¹

ст. 76 «а»

^{¹При надходженні до одного державного архіву або архівного відділу міської ради на зберігання приймаються документи від організації, що здійснює перевірку}

09-18

Публікації, виступи, замітки в засобах масової інформації щодо соціального захисту дітей

1

5 років,

ЕПК

ст. 44 «б»

09-19

Документи про приймання, передачу справ служби

1

3 роки,

ст. 315

09-20

Номенклатура справ

1

3 роки

ст. 112 «в»

^{²Після заміни новими та за умови передавання справ до архівного підрозділу організації}

Соціальний захист дітей та профілактика правопорушень, працевлаштування

09-21

Довідки та інші документи щодо проведення рейду «Діти вулиці»

1

5 років,

ст. 160

09-22

Довідки та інші документи щодо проведення рейду «Увага підліток»

1

5 років,

ст. 160

1

2

3

4

⁵

09-23

Довідки та інші документи щодо проведення рейду «Урок»

1

5 років,

ст. 160

09-24

Довідки та інші документи щодо проведення рейду «Нічне місто»

1

5 років,

ст. 160

09-25

Документи щодо профілактики наркоманії, токсикоманії, ВІЛ/СНІДУ, інших негативних проявів серед дітей

1

5 років,

ст. 160

09-26

Документи щодо забезпечення рівних прав та можливостей жінок і чоловіків

1

5 років,

ст. 160

1

2

3

4

⁵

09-27

Плани роботи, довідки та інші документи щодо проведення службових розслідувань служби

1

5 років,

ст. 160

09-28

Плани роботи, акти перевірок та інші документи щодо праці неповнолітніх

1

5 років,

ст. 160

09-29

Плани роботи та інші документи щодо захисту житлових та майнових прав дітей

1

5 років

ст. 160, ст. 779

09-30

Довідки та інші документи щодо оздоровлення дітей

1

3 роки,

ст. 790-794

09-30

Довідки та інші документи щодо проведення святкових заходів

1

Соціальний захист дітей які опинились в складних життєвих обставинах

09-31

Книга реєстрації повідомлень

1

Постійно

ЕПК

ст. 121 «а»

^{До ліквідації організацій}

09-32

Книга обліку дітей, які опинились в складних життєвих обставинах

1

75 років

ЕПК

ст. 121 «б»

09-33

Особові справи дітей, які опинились в складних життєвих обставинах

75 років¹

ЕПК

ст. 16 «б»

^{¹Після зняття з облік}

^у

Соціальний захист дітей , які залишились без батьківського піклування,

дітей-сиріт та дітей, позбавлених батьківського піклування

09-34

Журнал обліку повідомлень про дитину, залишену без батьківського піклування

1

Постійно

ст. 121 «б»

^{До ліквідації організацій}

09-35

Книга первинного обліку дітей, які залишились без батьківського піклування, дітей-сиріт та дітей, позбавлених батьківського піклування

1

Постійно

ст.121 «а»

^{До ліквідації організацій}

09-36

Журнал обліку потенційних опікунів, піклувальників, прийомних батьків, батьків-вихователів

1

Постійно

ст.121 «а»

^{До ліквідації організацій}

09-37

Облік нерухомого майна дітей-сиріт та дітей, позбавлених батьківського піклування

1

Постійно

ст.121 «а»

^{До ліквідації організацій}

09-38

Книга обліку дітей-сиріт та дітей, позбавлених батьківського піклування , які прибули з інших територій

1

Постійно

ст.121 «а»

^{До ліквідації організацій}

09-39

Особові справи дітей, які залишились без батьківського піклування, дітей-сиріт та дітей, позбавлених батьківського піклування

75 років¹

ЕПК

ст.16 «б»

^{¹Після зняття з обліку}

1

2

3

4

⁵

Соціальний захист дітей, які перебувають в інтернатних закладах області

09-40

Особові справи на дітей, які знаходяться в інтернатних закладах області

75 років¹

ЕПК

ст.16 «б»

^{¹Після зняття з обліку}

09-41

Особові справи на дітей, які знаходяться в спеціалізованому обласному будинку дитини

75 років¹

ЕПК

ст.16 «б»

^{¹Після зняття з обліку}

Діяльність закладів соціального захисту дітей

09-42

Книга обліку направлень та повернень дітей та інші документи щодо Сквирського дитячого будинку «Надія»

1

5 років

ст. 699

09-43

Особові справи на дітей та батьків-вихователів з дитячих будинків сімейного типу

75 років¹

ст.16 «б»

^{¹Після зняття з обліку}

09-44

Особові справи на дітей та прийомних батьків з прийомних сімей

75 років¹

ст.16 «б»

^{¹Після зняття з обліку}

09-45

Документи на осіб, з числа дітей-сиріт та дітей, позбавлених батьківського піклування які навчаються в ПТУ, ВНЗ

1

75 років¹

ст.16 «б»

^{¹Після зняття з обліку}

09-46

Документи на дітей-сиріт та дітей, позбавлених батьківського піклування, які зняті з обліку

75 років¹

ст.16 «б»

^{¹Після зняття з обліку}

Усиновлення

09-47

Книга обліку дітей, які можуть бути усиновлені

1

75 років¹

ЕПК

ст.16 «б»

^{¹До ліквідації організації}

09-48

Книга обліку кандидатів в усиновлювачів

1

75 років¹

ЕПК

ст.16 «б»

^{¹До ліквідації організації}

09-49

Книга обліку усиновлених дітей, за умовами проживання і виховання яких здійснюється нагляд

1

75 років¹

ЕПК

ст.16 «б»

^{¹До ліквідації організації}

09-50

Книга обліку дітей, усиновлених вітчимом або мачухою

1

75 років¹

ЕПК

ст.16 «б»

^{¹До ліквідації організації}

09-51

Справи на кандидатів в усиновлювачі

75 років¹

ЕПК

ст.16 «б»

^{¹Після зняття з обліку}

09-52

Анкети на дітей, які можуть бути усиновленими, та документи до них

75 років¹

ЕПК

ст.16 «б»

^{¹Після зняття з обліку}

1

2

3

4

⁵

09-53

Справи дітей, які усиновлені

75 років¹

ЕПК

ст.16 «б»

^{¹Після зняття з обліку}

09-54

Документи щодо знищення неактуальних анкет та документів до них на дітей, які зняті з обліку

1

75 років¹

ЕПК

ст.16 «б»

^{¹Після зняття з обліку}

09-55

Документи до справ дітей, які зняті з обліку, з підстав передбачених п.17 п.п. 1-7 ПКМУ № 905 від 08.10.2008 р.

1

75 років¹

ЕПК

ст.16 «б»

^{¹Після зняття з обліку}

Багатодітні сім’ї

09-56

Реєстраційна книга видачі посвідчень батьків багатодітної сім’ї

1

3 роки

ст. 127

«а»

1

2

3

4

⁵

09-57

Реєстраційна книга видачі посвідчень дітей з багатодітної сім’ї

1

3 роки

ст. 127 «а»

09-58

Нагородні листи кандидатур на присвоєння почесного звання України «Мати героїня»

1

3 роки

ст. 491

Торгівля людьми

09-59

Журнал реєстрації заяв осіб, які мають намір отримати статус особи, яка постраждала від торгівлі людьми

1

Постійно

ст.121 «а»

09-60

Журнал реєстрації видачі довідок про встановлення про встановлення статусу особи, яка постраждала від торгівлі людьми

1

Постійно

ст.121 «а»

Насильство

09-61

Журнал реєстрації заяв та повідомлень про вчинення насильства в сім’ї або реальну загрозу його вчинення

1

Постійно

ст.121 «а»

^{До ліквідації організацій}

09-62

Журнал реєстрації заяв про вчинення домашнього насильства та насильства за ознакою статі

1

Постійно

ст.121 «а»

^{До ліквідації організацій}

09-63

Журнал реєстрації повідомлень про вчинення домашнього насильства та насильства за ознакою статі

1

Постійно

ст.121 «а»

^{До ліквідації організацій}

КСЗІ ЄІАС «Діти»

09-64

Технічний журнал експлуатації засобів КСЗІ ЄІАС «Діти»

1

Постійно

ст.121 «а»

^{Доки не мине потреба}

09-65

Журнали обліку користувачів ЄІАС «Діти»

1

Постійно

ст.121 «а»

^{Доки не мине потреба}

09-66

Журнал обліку нештатних ситуацій в КСЗІ ЄІАС «Діти»

1

Постійно

ст.121 «а»

^{Доки не мине потреба}

1

2

3

4

⁵

09-67

Журнал обліку захищених інформаційних ресурсів ЄІАС «Діти»

1

Постійно

ст.121 «а»

^{Доки не мине потреба}

09-68

Опис засобів КЗІ та документів, що знаходяться в користуванні

1

Постійно

ст.121 «а»

^{Доки не мине потреба}

09-69

Акти прийому-передачі при зміні працівників, додатки до них

3 роки ¹

ст. 45 б

ВІДДІЛ 10– ФІНАНСОВЕ УПРАВЛІННЯ

                                                 Бюджетний відділ

10-01

Закони, постанови та інші акти Верховної Ради України; постанови, рішення, інші акти комітетів і комісій Верховної ради України; Укази, розпорядження Президента України; декрети, постанови, розпорядження Кабінету Міністрів України, розпорядження голови (копії)

Доки не мине потреба

10-02

Розпорядження голови Сквирської міської ради

Доки не мине потреба

10-03

Річний план роботи  бюджетного відділу фінансово управління Сквирської міської ради

Доки не мине потреба

10-04

Звіт про виконання річного плану роботи  бюджетного відділу фінансового управління Сквирської міської ради

Постійно

173 «а»

10-05

Мережа штатів та контингентів установ та організацій, що утримуються за кошти міського бюджету

Постійно

181 «а»

10-06

Бюджет Сквирської міської територіальної громади

Постійно

173 «а»

1

2

3

4

⁵

10-07

Інструктивні матеріали та вказівки Міністерства фінансів України, Державної казначейської служби України та інших міністерств та відомств (копії)

Доки не мине потреба

10-08

Помісячні розписи субвенцій, дотацій з державного та обласного бюджетів

Доки не мине потреба

10-09

Бюджетні запити

3р.

175

10-10

Паспорти бюджетних програм

Постійно

193 «а»

10-11

Документи на оформлення позик, надані органами держказначейства

5 р.

76

10-12

Довідки про внесення  зміни до розпису, кошторису головних розпорядників коштів  Сквирської міської територіальної громади (копії)

Доки не мине потреба

10-13

Розпорядження про виділення коштів загального, спеціального фондів місцевого бюджету

Доки не мине потреба

10-14

Штатні розписи головних розпорядників коштів  Сквирської міської територіальної громади (копії)

Доки не мине потреба

10-15

Кошториси головних розпорядників та одержувачів коштів

5 р. ЕПК

182

10-16

Звіт про виконання бюджету Сквирської міської територіальної громади

Доки не мине потреба

10-17

Банківські документи, платіжні доручення, реєстри, бюджетні та фінансові зобов’язання

5р.

341

10-18

Угоди на передачу міжбюджетних трансфертів

Доки не мине потреба

10-19

Листування з відділами Сквирської міської ради та іншими організаціями з фінансових питань

Доки не мине потреба

10-20

Витяг з номенклатури справ фінансового управління    Сквирської міської ради з питань роботи бюджетного відділу

Доки не мине потреба

1

2

3

4

⁵

Сектор доходів

10-21

Закони, постанови та інші акти Верховної ради України; постанови, акти, рішення, інші акти  комітетів і комісії Верховної ради України; декрети, постанови, розпорядження  Кабінету  Міністрів України  (копії)

Доки не мине потреба

10-22

Кла­си­фі­ка­тори доходів бю­джету

До заміни новими

260

10-23

Рі­ч­ні пла­ни з по­да­т­ків і зборів (обов’яз­кових платежів) по бюджету Сквирської міської територіальної громади

5 р.                      262

10-24

Про­е­к­ти рі­ч­ного пла­ну з по­дат­ків і зборів (обов’яз­кових платежів); до­ку­мен­ти (роз­ра­хун­ки, до­від­ки, ві­до­мо­с­ті), що стосуються його роз­роб­лення та  попередніх розрахунків бюджету Сквирської міської територіальної громади

1 р.                      263

10-25

До­ку­мен­ти (огля­ди, відомості, до­по­ві­д­ні за­пи­с­ки) про спла­ту по­да­т­ків і зборів (обов’яз­кових платежів) до бюджету Сквирської міської територіальної громади

5 р.ЕПК

267

10-26

Документи (розрахунки, звіти) про суми виплачених доходів від депозитів.

5 р.

279

10-27

Документи (довідки, відомості) органів місцевого самоврядування  про внесення змін до плану по доходам Сквирської міської територіальної громади

3 р.

164

10-28

Документи (висновки, довідки, доповідні записки) з аналізу виконання бюджету Сквирської міської територіальної громади

10 р. ЕПК

179

10-29

Ві­до­мо­с­ті, листи про став­ки по­да­т­ків і зборів (обов’яз­кових платежів)

5 р.

266

10-30

Відомості про податковий борг за податковими зобов’язання-ми платників по­да­т­ків і зборів (обов’яз­кових платежів)

5 р.

275

1

2

3

4

⁵

10-31

Листування з Департаментом фінансів обласної державної адміністрації з питань надходжень до місцевого бюджету та інформацій до виконання.

5 р.ЕПК

22

10-32

Листування з  підприємствами  та  установами з питань надходжень до бюджету Сквирської міської територіальної громади

5 р.ЕПК

23

10-33

Журнал  реєстрації довідок по платі за ліцензії на право роздрібної торгівлі алкогольними і тютюновими виробами

3р.

352 «г»

10-34

Ре­є­с­т­ра­цій­ні жу­р­на­ли телег-рам, те­ле­фо­но­г­рам, факсограм, електронних повідомлень

1р.

126

10-35

Плани робіт сектору доходів фінансового управління  Сквирської міської ради

1 р.

161

10-36

Витяг з номенклатури справ  фінансового управління Сквирської міської ради з питань роботи сектору доходів

3р.

112 «в»

^{Після заміни новими та за умови передавання справ до архівного підрозділу організації}

Сектор аудиту

10-37

Закони, Постанови та інші акти Верховної Ради; Постанови, розпорядження Кабінету Міністрів України; Укази, розпорядження Президента України (за напрямом роботи)

Доки не мине потреба

10-38

Розпорядження   голови Сквирської міської ради(копії). Рішення, протоколи засідань Сквирської міської ради, надіслані до відома

Доки не мине потреба

10-39

Річний (місячний, квартальний) план роботи і звіти про його виконання

Доки не мине потреба

10-40

Документи (акти, доповідні записки, довідки) тематичних та контрольних перевірок окре-мих напрямів діяльності головних розпорядників та одержувачів коштів міського бюджету, підприємств та організації

5р.

77

1

2

3

4

⁵

10-41

Ли­с­ту­ван­ня про проведення пе­ре­вір­ок головних розпорядників та одержувачів коштів міського бюджету, підприємств та організації

5р.

84

10-42

Номенклатура справ

3р.

112 «в»

^{*після заміни новою та за умови складення описів справ}

10-43

Акти прийому-передачі при зміні працівників, додатки до них

3 роки ¹

ст. 45 б

      11.    Відділ капітального будівництва, комунальної власності та житлово-комунального господарства Сквирської міської ради

11-01

Закони, постанови та інші акти Верховної Ради України; постанови, рішення, інші акти комітетів і комісій Верховної ради України; Укази, розпорядження Президента України; декрети, постанови, розпорядження Кабінету Міністрів України, розпорядження голови (копії)

Доки не мине потреба¹

ст. 1б, 2б, 3б

^¹

11-02

Розпорядження Сквирського міського голови (копії)

Доки не мине потреба

11-03

Установчі документи (виписка з Єдиного державного реєстру, положення) відділу капітального будівництва, комунальної власності та житлово-комунального господарства Сквирської міської ради

До ліквідації організації1

ст.30

^{1Надіслані до відома – 1 р. пі­с­ля за­мі­ни новими}

11-04

Посадові інструкції працівників відділу капітального будівництва, комунальної власності  та житлово-комунального господарства Сквирської міської ради

5 років1,2

ст. 43

^{1Після заміни новими}

^{2 Оригінали зберігаються у спеціаліста з питань кадрової роботи}

11-05

Поточні плани роботи відділу капітального будівництва, комунальної власності та житлово-комунального господарства Сквирської міської ради

Доки

не мине потреба

ст. 162

11-06

Звіти відділу капітального будівництва, комунальної власності та житлово-комунального господарства Сквирської міської ради про виконання поточних планів

1 рік

ст. 299

11-07

Накази  з основної діяльності (оригінали)

Постійно

ст. 16а

11-08

Журнал реєстрації наказів з основної діяльності

Постійно

ст. 121

1

2

3

4

⁵

11-09

Реєстраційний журнал вхідних документів

3 р.

ст. 122

11-10

Реєстраційний журнал вихідних документів

3 р.

ст. 122

11-11

Листування з місцевими органами державної влади, органами місцевого самоврядування, з підвідомчими (підпорядкованими) та іншими організаціями  з основних (профільних) питань діяльності

5 років ЕПК,

ст.22 та 23

ст.1038

11-12

Па­с­пор­ти бу­ді­вель, спо­руд1, об­ла­д­нан­ня

5 р.2

ст.1038

^{1Па­с­пор­ти бу­ді­вель, спо­руд – архітектур-них пам’яток, які пе-ребувають під охо­ро­ною дер­жа­ви, – пост.}

^{2Пі­с­ля лі­к­ві­да­ції ос-нов­них за­со­бів}

11-13

Реєстр об’єктів комунальної власності Сквирської міської територіальнї громади

Постійно

ст. 1045

11-14

Журнал реєстрації технічних паспортів та витягів з державного реєстру речових прав на об’єкти комунальної власності Сквирської міської ради

5 р. 2
ст. 1038

^{2Після ліквідації основних засобів}

11-15

Ак­ти при­йман­ня-пе­ре­давання майна у власність Сквирської міської територіальної громади

Постійно

ст. 1046-а

^{До ліквідації організації}

11-16

Переліки об’єктів майна Сквирської міської територіальної громади, що підлягають приватизації

Постійно

ст. 1201

11-17

Протоколи торгів (аукціонів, конкурсів) з купівлі-продажу будівель

Постійно

ст. 1041

^{До ліквідації організації}

11-18

Договори про купівлю-продаж будівель та документи до них

Постійно

ст. 1042

^{До ліквідації організації}

11-19

Документи (листи про виконання експертних оцінок, договори, акти, експертні  висновки, паспорти-серти­фі­кати, звіти) про експертну оцінку об’єктів, майна:

ст. 1204

^{1Після закінчення строку дії договору}

11-20

 а) тих, що передбачають зміну форм власності (приватизація, відчуження)

Постійно

^{До ліквідації організації}

11-21

 б) тих, що не передбачають зміну власності (оренда, інше)

3 р.1

^{3 р.1}

11-22

До­ку­мен­ти (до­го­во­ри, уго­ди, акти) про при­йман­ня і зда­ван­ня бу­ді­вель, при­мі­щень в орен­ду

1047,

3 р.1

^{1Після закінчення строку дії договору}

1

2

3

4

⁵

11-23

Журнал реєстрації договорів, угод оренди об’єктів нерухомості

3 р.1,2

ст. 352-в

^{1Після закінчення строку дії останнього договору}

^{2За умови завершення ревізії}

11-24

Договори,угоди (аудиторські, господарські, операційні тощо)

3 р.1 ,2,3

ст. 330

^{1Після закін­чен­ня строків дії договорів, угод
2За умови завершен-ня ревізії, проведеної орга­нами державної контрольно-ревізійної служби за сукупними показниками фіансово-господарсь-кої діяльнос­ті. У разі виникнення спорів (супере­чок), пору-шення кримінальних справ, відкриття судами провад­ження у справах – зберіга-ються до ухвалення оста­точного рішення}

11-25

Журнал реєстрації господарських договорів, угод

3 р. 1,2,3

ст. 352-в

^{1Після закінчення строку дії останнього договору}

^{2За умови завершення ревізії}

^{3Документи, що під-лягають фінансовому моніторингу -5 р.}

11-26

Річна фінансова  та бюджетна звітність

Постійно
ст. 311-б

11-27

Квартальна фінансова  та бюджетна звітність

3 р.1
ст. 311-в

^{1За відсут­но­сті річних – постійно}

11-28

Первинні документи і додатки до них, що фіксують факт виконання господар­ських операцій і стали підставою для за­писів у регістрах бухгалтерського обліку та податкових документах (корінці чекових книжок, рахунки-фактури, квитанції і накладні з обліку товарно-матеріальних цінностей, акти про прий­мання-здавання виконаних робіт і пос­луг, виписки з рахунку, заявки на видачу готівки та перерахування коштів тощо)

3 р.1,2
ст. 336

^{1За умови завершення пе­ревірки дер-жавними по­дат­ковими органами з пи­тань дотриман-ня подат­ко­вого законодавства, а для ор­га­нів ви­ко­нав­чої вла­ди, дер­жав­них фон­дів, бюд­жет­них ор­га­ні­за­цій, су­б’єк­тів госпо­да­рю­ван­ня дер­жав­но­го сек­то­ру еко­но­мі­ки, підпри­ємств і ор­га­ні­за­цій, які от­ри­му­ва­ли кош­ти з бюд­же­т­ів усіх рів­нів та дер­жав­них фон­дів або ви­ко­рис­то­ву­ва­ли дер­жав­не чи ко­му­на­ль­не май­но, – ре­ві­зії, про­ве­де­ної ор­га­на­ми дер­жав­ної кон­т­ро­ль­но-реві­зійної слу­ж­би за су­куп­ни­ми по­каз­ни­ка­ми фі­на­н­со­во-гос­по­дар­сь­кої ді­я­ль­но­с­ті. У разі ви­ни­к­нен­ня спорів (су­пе­ре­чок), по­ру­шен­ня кри­мі­на­ль­них справ, від­крит­тя су­да­ми про­вад­жен­ня у спра­вах – збе­рі­га­ю­ть­ся до ух­ва­лен­ня ос­та­точ­но­го рі­шен­ня}

^{2Документи, які містять інформацію про фінансові операції, що підлягають фіна}

11-29

Документи (протоколи засідань інвентаризаційної комісії, акти інвентаризації, інвентаризаційні описи, порівняльні відомості, акти про приймання, здавання та списання майна і матеріалів) про інвентаризацію основних засобів, нематеріальних активів, грошових коштів, матеріальних цінностей тощо

3 р.1
ст. 345

^{1 Див. приміт­ки один і два до справи 08-28}

11-30

Меморіальні ордери та додатки до них

3 р. 1
ст. 351

^{1 Див. приміт­ки один і два до справи 08-28}

11-31

Книга “Журнал-головна”

3 р. 1
ст. 351

^{1 Див. приміт­ки один і два до справи 08-28}

11-32

Протоколи щодо прийняття рішень уповноваженою особою

Постійно

ст. 14

1

2

3

4

⁵

11-33

Квартирні справи (протоколи, довідки, висновки, відомості) одержувачів житла

3 р.1

ст. 755

^{1Пі­с­ля на­дан­ня жи­т­ло­вої пло­щі або зняття з квартирного обліку}

11-34

Про­то­ко­ли за­сі­дань жи­т­ло­вих ко­мі­сій

5 р.

ст. 759

11-35

Спи­с­ки чер­го­во­с­ті на одер­жан­ня жи­т­ла

До за­мі­ни но­ви­ми

ст. 760

11-36

Книга обліку громадян, які перебувають на черзі на одержання жилої площі у виконкомі Сквирської міської ради

ст. 760

11-37

Номенклатура справ відділу капітального будівництва, комунальної власності та житлово-комунального господарства Сквирської міської ради.

3 р.1
ст. 112 в

^{1Після заміни новими}

11-38

Акти прийому-передачі при зміні працівників, додатки до них

3 роки ¹

ст. 45 б

12 –ВІДДІЛПРАЦІ, СОЦІАЛЬНОГО ЗАХИСТУ ТА СОЦІАЛЬНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ

12-01

Закони України (копії)

Доки не мине

потреба

ст.2 «б»

12-02

Укази ,розпорядження Президента України (копії)

Доки не мине

потреба

ст.2 «б»

12-03

Постанови,розпорядження  Кабінету Міністрів України,Верховної   Ради України (копії)

Доки не мине

потреба

ст.2 «б»

12-04

Розпорядження,накази  голови міської ради, рішення сесії міської  ради, рішення  виконавчого комітету Сквирської міської ради .

Доки не мине

потреба

ст.3 «б»

12-05

Накази начальника  відділу праці, соціального захисту та соціального забезпечення Сквирської міської ради  з основної діяльності

Постійно

ст.16-а

12-06

Нормативні документи                     (програми,порядки) для здійснення основної діяльності

Доки не мине потреба

ст.3 «б»

1

2

3

4

5

12-07

Положення про відділ  (копія)

Доки не мине потреба

ст.3 «б»

12-08

Посадові інструкції працівників відділу праці,соціального захисту та соціального забезпечення  Сквирської міської ради

5років¹

 ст. 43

Після заміни новими

12-09

Листування з   установами, організаціями, підприємствами  з питань діяльності відділу (вхідна інформація)

5 років ЕПК

 ст. 22

12-10

Листування з   установами, організаціями, підприємствами  з питань діяльності відділу (вихідна інформація)

5 років ЕПК

 ст. 22

12-11

Оперативні плани з усіх напрямків діяльності відділу

Доки не мине потреба ст. 162

12-12

Журнал реєстрації наказів основної діяльності

Постійно

ст.121-а

12-13

Журнал реєстрації вхідних документів

3 роки ст.122

12-14

Журнал реєстрації вихідних документів

3 роки ст.122

12-15

Журнал усного прийому громадян

3 роки ст.122

12-16

Річний кошторис доходів та видатків відділу праці,  соціального захисту та соціального забезпечення

Постійно ст..193а

12-17

Річний бухгалтерський звіт про виконання бюджету

Постійно ст.181б

12-18

Квартальний бухгалтерський звіт про виконання бюджету

3 р. ст. 181в

12-19

Місячні звіти про заборгованість та зобов»язання

1р. ст. 181г

1

2

3

4

5

12-20

Первинні документи і додатки до них, що фіксують господарські операції (банківські документи, ордери та інше)

3р`. ст. 336

За умови завершення ревізії. У разі виникнення спорів, суперечок, порушення, кримінальних справ, відкриття судами впровадження у справах зберігається до ухвалення остаточного рішення

12-21

Головна книга (бухгалтерський облік)

3р.` ст. 351

*Примітка  до справи з індексом 012-18

12-22

Оборотні відомості

3р.` ст. 351

*Примітка  до справи з індексом 012-18

12-23

Реєстри фінансових та юридичних зобов’язань

3р.` ст. 351

*Примітка  до справи з індексом 012-18

12-24

Договори,угоди (господарські,операційні,тощо)

3р. ст.330

*Примітка  до справи з індексом 012-18

12-25

Розпорядження ,розподіл виділених бюджетних асигнувань розпоряднику 3 рівня

3р. ст. 351

12-26

Розпорядження ,заявки про виділення коштів

3р. ст. 351

12-27

Реєстри платіжних доручень

3р. ст. 352

12-28

Документи (програми,інструкції , довідки,листи) про організацію і впровадження автономної системи обліку та звітності.

        5р. ст. 346

12-29

Застосування електронних закупівель «Прозоро»

 Доки не мине потреба

1

2

3

4

5

12-30

Паспорт бюджетної програми місцевого бюджету відділу праці ,

соціального захисту та соціального забезпечення

Постійно ст.193а

12-31

Бюджетний запит  відділу праці, соціального захисту та соціального забезпечення

Постійно ст.193а

12-32

Акти документальних ревізій фінансово-господарської діяльності відділу праці, соціального захисту та соціального забезпечення

 5 років ст. 341

12-33

Первинні документи фізичних осіб на надання одноразової матеріальної допомоги по програмі «Турбота»

Т.12

5 років  ст. 700

12-34

Первинні документи пільгових категорій  громадян з оплати послуг зв’язку

5 років ст. 700

12-35

Первинні документи громадян,які мають право на пільговий проїзд  в межах території України.

5 років ст. 700

12-36

Протоколи  засідань міської комісії з питань легалізації виплати заробітної плати та зайнятості населення , погашення заборгованості із виплати заробітної плати (грошового забезпечення ),пенсій,стипендій та інших соціальних виплат

5 років ст. 13

1

2

3

4

5

12-37

Справа фонду (історична довідка, доповнення до неї,опис справ, акти перевіряння наявності справ, акти передачі документів на державне зберігання; акти про виділення для знищення документів

Постійно,

ст. 130

При ліквідації відділу передається на державне зберігання

12-38

Документи (акти , довідки) про перевірку архівними установами стану діловодства та архівної справи

1 рік

ст. 110

Після наступної перевірки

12-39

Опис справ постійного зберігання

Постійно    ст. 137а

12-40

Опис справ тимчасового зберігання

3 роки

ст.137 б

Після знищення справ

12-41

Акти прийому-передачі при зміні працівників, додатки до них

3 роки ¹

ст. 45 б

13. ВІДДІЛ АДМІНІСТРАТИВНИХ ПОСЛУГ

13-01

Закони України, Укази Президента України, постанови Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України ін. нормативно-правові акти з питань діяльності центру (копії), Накази Управління Державної міграційної служби України у Київській області (копії)

Доки не мине потреба

1б, 2б, 3б

13-01

Положення про відділ адміністративних послуг Сквирської міської ради (копія) та положення про сектор ведення Реєстру територіальної громади відділу адміністративних послуг Сквирської міської ради (копія)

Доки не мине

потреба

ст. 39

13-02

Посадові інструкції працівників відділу адміністративних послуг Сквирської міської ради

Доки не мине потреба,

ст. 43

13-03

Рішення Сквирської міської ради та її виконавчого комітету, що відносяться до компетенції відділу. Копії

Доки не мине

потреба1

ст. 16-а

13-04

Розпорядження Сквирського міського голови (до відома)

Доки не мине

потреба1

ст. 16-б

1

2

3

4

5

13-05

Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об’єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями, суб’єктами господарювання  з питань надання адміністративних послуг та дозвільної системи у сфері господарської діяльності

5 років,

ст. 22

13-06

Інформаційні картки адміністративних послуг

До заміни новими

ст. 20-б

13-07

Технологічні картки адміністративних послуг

До заміни новими

ст. 20-б

13-08

Журнал обліку надходження (вибуття) реєстраційних справ

5 років,

ЕПК

ст. 124

13-09

Журнал обліку поточного руху реєстраційних справ

5 років,

ЕПК

ст. 124

13-10

На­ка­зи, роз­по­ря­джен­ня центральних та місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, інших державних органів, ор­га­ні­за­цій

Доки не мине

потреба1

ст. 16-а

13-11

Адміністративні та реєстраційні справи

5 років,

ЕПК

ст. 32

13-12

Табелі обліку використання робочого часу.

Доки не мине потреба

13-13

Акти прийому-передачі заяв та документів, результатів надання адміністративних послуг

5 р.

ст. 82 б

13-14

Журнал обліку ключових даних робочого місця (АС ДЗК)

3 р.

ст. 122

13-15

Журнал обліку позаштатних ситуацій (АС ДЗК)

3 р.

ст. 122

13-16

Журнал реєстрації місцевих відряджень

1 р.

ст. 1037

13-17

Журнал керування обліковими записами (АС ДЗК)

3 р.

ст. 122

13-18

Договори, угоди про співробітництво між райдержадміністрацією та організаціями з питань надання адміністративних послуг

10р.  ст. 62

1

2

3

4

5

13-19

Номенклатура справ відділу адміністративних послуг

3 р.*

ст. 112в

*Після заміни новими та за умови передавання справ до архівного підрозділу

13-01 СЕКТОР ВЕДЕННЯ РЕЄСТРУ ТЕРИТОРІАЛЬНОЇ ГРОМАДИ

13-01-01

Відомості про реєстрацію місця проживання фізичних осіб, які надаються до міграційної служби

До надходження талона зняття з реєстрації місця проживання в Україні

ст.22

13-01-02

Відомості про зняття з реєстрації місця проживання фізичних осіб, які надаються до міграційної служби

3 роки

ст.25

13-01-03

Відомості про громадян України, зареєстрованих за місцем проживання, яким протягом звітного місяця виповниться 18 років, та які надаються до відділу ведення державного реєстру виборців апарату районної державної адміністрації

3 роки

13-01-04

Відомості про реєстрацію місця проживання фізичних осіб, які надаються до відділу ведення

державного реєстру виборців апарату районної державної адміністрації

3 роки

13-01-05

Відомості про зняття з реєстрації місця проживання фізичних осіб, які надаються до відділу ведення державного реєстру виборців апарату районної державної адміністрації

3 роки

13-01-06

Заяви про зняття з реєстрації місця проживання фізичних осіб

3 роки

ст.26

13-01-07

Заяви про реєстрацію місця

проживання фізичних осіб

3 роки

ст.26

1

2

3

4

⁵

13-01-08

Картка реєстрації особи

75 років ЕПК ст.20

13-01-09

Адресна картка особи

75 років ЕПК ст.21

13-01-10

Журнал реєстрації матеріалів про адміністративні правопорушення  (або в електронному вигляді) 

3 роки

ст.134

13-01-11

Адміністративні матеріали

3 роки

13-01-12

Заяви та документи щодо надання інформації/довідок з Реєстру територіальної громади

3 роки

ст. 122

13-01-13

Журнал реєстрації вхідної кореспонденції

3 роки

13-01-14

Журнал реєстрації вихідної кореспонденції

3 роки

13-01-15

Вхідна кореспонденція

3 роки

13-01-16

Вихідна кореспонденція

14-СЕКТОР АРХІТЕКТУРИ, МІСТОБУДУВАННЯ ТА ІНФРАСТРУКТУРИ

14-01

Закони, постанови, накази, розпорядження, інші нормативно-правові акти Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, інших органів влади з питань, що стосуються компетенції сектору (копії)

Доки не мине потреба

14-02

Положення про сектор (копія)

Доки не мине потреба

*Оригінал зберігається як додаток до рішення міської ради

14-03

Посадові інструкції працівників сектору (копії)

Доки немине потреба

14-04

Річні плани роботи сектору

Постійно

ст.157-а

14-05

Листування з питань містобудування та архітектури із органами вищого рівня, підприємствами, установами, організаціями

Доки не мине потреба

14-06

Накази начальника сектору містобудування та архітектури з основної діяльності

Постійно,

ст. 16а

1

2

3

4

5

14-07

Реєстраційний журнал наказівзавідувача сектору містобудування та архітектури з основної діяльності

Постійно
ст. 121-а

14-08

Містобудівна документація, генеральні плани, детальні плани, плани зонування

Постійно
ст. 1520

14-09

Будівельні паспорти забудови присадибної ділянки

5 р.

ст. 1540

14-10

Паспорти прив’язки тимчасових споруд

5 р.ст. 1540

14-11

Містобудівні умови та обмеження

5 р.

ст. 1540

14-12

Журнал реєстрації заяв на видачу будівельного паспорту

5 р.

ст. 1521

14-13

Журнал реєстрації заяв на видачу містобудівних умов і обмежень

5 р.

ст. 1521

14-14

Журнал реєстрації заяв на паспорт прив’язки тимчасових споруд

5 р.

ст. 1521

14-15

Витяг із зведеної номенклатури справ сектору

3 роки²

ст. 112 „в”

¹Після заміни новою

15- СЕКТОР МОБІЛІЗАЦІЙНОЇ ТА ОБОРОННОЇ РОБОТИ

15-01

Закони, постанови, накази, розпорядження, інші нормативно-правові акти Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, інших органів влади з питань, що стосуються компетенції сектору (копії)

Доки не мине потреба

15-02

Положення про сектор (копія)

Доки не мине потреба

*Оригінал зберігається як додаток до рішення міської ради

15-03

Посадові інструкції працівників сектору (копії)

Доки немине потреба

15-04

Річні плани роботи сектору

Постійно

ст.157-а

15-05

Положення  про комісію з питань техногенно-екологічної безпеки та  надзвичайних ситуацій Сквирської міської ради

Доки

не мине потреба

ст. 39

15-07

Протоколи засідань обласної комісії з питань техногенно-екологічної безпеки та надзвичайних ситуацій при облдержадміністрації (копії)

Доки не мине потреба

ст.14 б)

15-07

Протоколи засідань оперативного штабу Сквирської міської ради

Доки не мине потреба,

ст. 15

15-08

Протоколи засідання міської  комісії з питань техногенно екологічної безпеки та надзвичайних ситуацій при Сквирській міській раді

Постійно

 ст.14 а)

15-09

Плани роботи постійної комісії з питань техногенно-екологічної безпеки та надзвичайних ситуацій

5 р.

ст. 160

15-10

Функціональні обов’язки членів територіальної комісії з питань техногенно екологічної безпеки та надзвичайних ситуацій при міській  раді

5 р.

ст. 43

15-11

Документи (інформації, зведення, довідки, звіти) щодо виконання обласної цільової соціальної Програми захисту населення і територій від надзвичайних ситуацій техногенного та природного характеру, забезпечення  пожежної безпеки на 2018-2022 роки, а також документи щодо виконання районної цільової соціальної Програми захисту населення і територій від надзвичайних ситуацій техногенного та природного характеру, забезпечення  пожежної безпеки на 2018-2022 роки

Доки не мине потреба

ст.148 б)

1

2

3

4

5

15-12

Номенклатура матеріального резерву для попередження і ліквідації надзвичайних ситуацій техногенного та природного характеру на території громади

3 р.

ст.1189

15-13

Угоди на постачання матеріальних засобів для матеріального резерву, а також транспорту з метою попередження виникнення надзвичайних ситуацій та ліквідації їх наслідків

3 р.

ст.1194

15-14

Документація щодо захисних споруд цивільного захисту

3 р.,

ЕПК

15-15

Документи по навчанню слухачів Сквирської громади у сфері цивільного захисту (ЦО)

3 р.

ст. 1196

15-16

Інструкції, методичні вказівки Департаменту з цивільного захисту обласної держадміністрації з питань цивільного захисту

До заміни новими

ст.20 б

15-17

Документи (нормативні акти, плани взаємодії, сили та засоби цивільного захисту, інструкції) про оперативне реагування та надзвичайні ситуації

До заміни новими

ст.20 б)

15-18

Документи (інформації, акти , відомості, зведення, довідки, звіти) щодо виконання Програми знезараження землі від пестицидів і отрутохімікатів та знешкодження непридатних до використання пестицидів у Сквирському районі на 2016-2020 роки, та  відомості про наявність в районі хімічних небезпечних речовин і їх знешкодження

Доки не мине потреба

ст.148 б)

15-19

Листування (інформації, зведення, довідки, звіти) надіслані до відома та використання у роботі

3 р.

ст. 24

15-20

Листування( відомості, довідки,акти) про стан та кількість водних об’єктів, місць масового відпочинку людей на водних об’єктах громади (копії)

5 р. ЕПК

ст.23

1

2

3

4

5

15-21

Листування (відомості, довідки, акти ) про стан забезпечення пожежної безпеки  в лісах громади, с/г угіддях, населених пунктах

5 р. ЕПК

ст.23

15-22

Листування (відомості, довідки, акти) по безаварійному пропуску осінньо-зимових дощових паводків, льодоходу і весняної повені в районі

5 р. ЕПК

ст.23

15-23

Документи (акти, накладні, угоди,шляхові листи) на списання пального виділеного з резервного фонду (копії)

Доки не мине потреба, ЕК

15-24

Документи на виділення коштів з резервного фонду  при виникненні надзвичайної ситуації та документи на їх використання (копії)

Доки не мине потреба, ЕК

15-25

Листування (акти, інформації, відомості) щодо перевірки шляхів під час надзвичайних ситуацій в осінньо зимовий період

5 р.

ст.1197

15-26

Заяви та скарги громадян з особистих питань та документи по їх розгляду

5 р.

ст. 82 б)

15-27

Листування (акти, відомості) з питань стихійних сміттєзвалищ твердих побутових відходів, полігону твердих побутових відходів

5 р. ЕПК

ст. 23

15-28

Листування (відомості, листування, накази, акти) по озелененню населених пунктів, боротьба з омелою, амброзією тощо

5 р. ЕПК

ст.23

15-29

Листування (відомості, акти, довідки) по питній воді в районі та харчуванню

5 р. ЕПК

ст.23

15-30

Листування (відомості, акти, довідки) про поширення епідемії в районі (грип, сказ тощо)

5 р. ЕПК

ст.23

15-31

План евакуації населення району в разі виникнення надзвичайної ситуації

Постійно

ст.1198

15-32

Листування з Департаментом екології та природних ресурсів облдержадміністрації та державною екологічною інспекцією в Київській області щодо забруднення навколишнього природного середовища та листування з Київським управлінням водних ресурсів

5 р. ЕПК

ст.23

1

2

3

4

⁵

15-33

Витяг із зведеної номенклатури справ сектору

3 роки²

ст. 112 „в”

¹Після заміни новою

^{16- СЕКТОР ІНФОРМАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ РАДИ}

16-01

Закони, постанови, накази, розпорядження, інші нормативно-правові акти Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, інших органів влади з питань, що стосуються компетенції сектору (копії)

Доки не мине потреба

16-02

Положення про сектор (копія)

Доки не мине потреба

*Оригінал зберігається як додаток до рішення міської ради

16-03

Посадові інструкції працівників сектору (копії)

Доки немине потреба

16-04

Річні плани роботи сектору

Постійно

ст.157-а

16-05

Листування з питань інформаційного забезпечення  із органами вищого рівня, підприємствами, установами, організаціями

Доки не мине потреба

16-06

Накази начальника сектору з основної діяльності (НЕМАЄ)

Постійно,

ст. 16а

16-07

Реєстраційний журнал наказів начальника сектору з основної діяльності

Постійно
ст. 121-а

16-08

Документація з питань інформаційного забезпечення рад

Постійно
ст. 1520

16-09

Витяг із зведеної номенклатури справ сектору

3 роки²

ст. 112 „в”

¹Після заміни новою

17- Старостат Сквирської міської  ради

С. Шамраївка______________________________(17-_/1),

С. Кривошиїнці, Малі Лисовці _______________(16-_/2),

С. Антонів, Тхорівка, Шаліївка  ______________(16-_/3),

С. Руда   ____________________________________(16-_/4)

С. Горобіївка, Каленна, Оріховець _______________(16-_/5),

С. Селезенівка, Домантівка, Шапіївка ____________(16-_/6),

С.Пустоварівка, Тарасівка, Кам’яна Гребля _______(16-_/7),

С.Буки, Рогізна, Великі Єрчики, Малі Єрчики ______(16-_/8),

С.Дулицьке, Чубинці, Красноліси        ______________(16-_/9),

С. Самгородок,с.Мовчанівка__________________(16__/10)

1

2

3

4

5

17-01

Закони України; Укази, розпорядження Президента України; постанови Верховної Ради України; постанови, розпорядження Кабінету Міністрів України (копії)

Доки не мине потреба

ст. 1б, 2б, 3б

17-02

Рішення сесій, рішення виконавчого комітету, розпорядження голови Сквирської міської ради (копії) та документи (довідки, доповідні, розрахунки та інше) з їх виконання

Доки не мине потреба¹

¹ надіслані до відому

17-03

Доручення Сквирського міського  голови та документи (довідки, доповідні, розрахунки та інше) з їх виконання

Пост.¹

ст. 6 а

¹ надіслані до відому – доки не мине потреба

17-04

Положення про старосту (копія)

До зміни новими

17-05

Інструкція з діловодства в Сквирській міській  раді

До заміни новою,

ст. 20б

17-06

Погосподарська книга

Пост.

ст. 786

До Державного архіву надходять через 75 р.

17-07

Алфавітна книга домогосподарств

Пост.

ст. 786

До Державного архіву надходять через 75 р.

17-08

Довіреності із зазначенням строку їх дії (у тому числі довіреності, видані в порядку передоручення)

3 р.

Наказ Мін’юсту від 22.10.2010      № 3253/5.

У разі скасування. після закінчення строку їх дії скасування

17-09

Реєстр для реєстрації заповітів і довіреностей, що прирівнюються до нотаріального посвідчених

Пост.

Наказ Мін’юсту від 22.10.2010      № 3253/5

17-10

Заповіти (крім секретних)

75 р. ЕПК

Наказ Мін’юсту від 22.10.2010      № 3253/5. Закон України ,,Про нотаріат”

1

2

3

4

5

17-11

Алфавітна книга обліку заповітів

75 р. ЕПК

Наказ Мін’юсту від 22.10.2010      № 3253/5.

17-12

Заяви про вжиття заходів щодо охорони спадкового майна, за яким припинено провадження

75 р. ЕПК

17-13

Акти опису спадкового майна

75 р. ЕПК

17-14

Реєстри для реєстрації нотаріальних дій

Пост.

17-15

Журнал реєстрації виданих довідок

3 р.

ст.122

17-16

Журнал реєстрації вхідної кореспонденції

3 роки,

ст. 124

17-17

Журнал реєстрації вихідної кореспонденції

5років, ЕПК,

ст. 122

17-18

Звернення (пропозиції, заяви, скарги) громадян особистого та другорядного характеру; документи (листи, довідки, акти) з їх розгляду

5 р.¹
ст. 82-б

17-19

Журнал реєстрації телефонограм, телеграм, телефаксів, електронних повідомлень

17-20

Журнал особистого прийому старости

17-21

Картки первинного обліку призовників і військовозобов’язаних

5 р.

Після звільнення. Постанова КМУ від 07.12.2016

№ 921

17-22

Списки призовників і військовозобов’язаних  

5 р.

Постанова КМУ від 07.12.2016

№ 921

17-23

Списки юнаків, які підлягають приписці до призовних дільниць

5 р.

Постанова КМУ від 07.12.2016

№ 921

17-24

Повідомлення про зміну облікових даних військовозобов’язаних

1 р.

ст. 668

17-25

Журнал перевірок стану первинного обліку військовозобов’язаних

3 р.

ст. 671

1

2

3

4

5

17-26

Акти приймання –передавання справ (документів) на зберігання згідно з описом № 2 –к справ з кадрових питань (особового складу) за 1944-2020 роки та  описом  №3 за 1945 -2020 роки

75 р. ЕПК

17-26

Витяг із зведеної номенклатури справ

3 р.¹
ст. 112 в

¹Після заміни новою