від 15 лютого 2023 року № 10-ОД Про призначення відповідальної особи за зберігання архівних документів у Свирській міській раді

Сквирська МІСЬКА РАДА

РОЗПОРЯДЖЕННЯ

від 15 лютого 2023 року                    м. Сквира                                   № 10-ОД

Про призначення відповідальної особи

за зберігання архівних документів у

Свирській міській раді

Керуючись пунктом 20 частини четвертої статті 42 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», відповідно до Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 №1000/5,

ЗОБОВ`ЯЗУЮ:

1. Призначити ГРИЩЕНКО Олену Григорівну, начальницю загального відділу Сквирської міської ради, відповідальною за тимчасове зберігання архівних документів, що нагромадилися за час діяльності Сквирської міської ради.

2. Відповідальній особі забезпечити:

1) приймання від структурних підрозділів міської ради та зберігання архівних документів з різними видами матеріальних носіїв інформації;

2) контроль за станом зберігання та правильністю оформлення документів у структурних підрозділах міської ради;

3) складання та погодження зведеної номенклатури справ, перевіряння відповідності формування документів у справи згідно із затвердженою номенклатурою;

4) проведення попередньої експертизи цінності документів, що знаходяться на зберіганні, складання та подання на розгляд експертної комісії Сквирської міської ради проєктів описів справ постійного зберігання, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання,

описів справ з кадрових питань (особового складу), актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, актів про вилучення документів з Національного архівного фонду, актів про невиправні пошкодження документів Національного архівного фонду, актів про невиправні пошкодження документів тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу);

5) створення та вдосконалення довідкового апарату до архівних документів;

6) організацію користування архівними документами, надання архівних довідок, копій, витягів з документів юридичним і фізичним особам;

7) підготовку і передавання документів Національного архівного фонду до  Сквирського архівного відділу Білоцерківської районної державної адміністрації.

3. Для виконання покладених на відповідальну особу завдань, надати їй право:

1) вимагати від структурних підрозділів передавання на зберігання документів, оформлених згідно з чинним законодавством;

2) повертати структурним підрозділам на доопрацювання документи, оформлені з порушенням встановлених вимог;

3) запитувати від структурних підрозділів відомості, необхідні для роботи;

4) інформувати керівництво про стан роботи з документами та вносити пропозиції щодо її поліпшення;

5) брати участь у засіданнях дорадчих органів, нарадах, що проводяться у міській раді, в разі розгляду на них питань роботи з документами.

4. Контроль за виконанням розпорядження покласти на керуючу справами (секретаря) виконавчого комітету Сквирської міської ради Наталію Згардівську.

Міська голова                                                                               Валентина ЛЕВІЦЬКА