Загальний відділ Сквирської міської ради

Загальний відділ Сквирської міської ради

Адреса:  м. Сквира вул. Богачевського, 28  

Електронна адреса:  zv_zvg@ukr.net

Адреса сайту: http://skvira-rada.gov.ua

 

Начальник відділу - ГРИЩЕНКО Олена Григорівна

Головний спеціаліст - ШУЛЯК Олена Павлівна -               тел - 0468-5-32-02

Головний спеціаліст - ВОЙНІЛОВИЧ Ірина Антонівна

Провідний спеціаліст - КУРІЛЕНКО Альона Вікторівна 

Провідний спеціаліст - ЧЕХ Юлія Вікторівна

Провідний спеціаліст - СТАРШУН Олена Миколаївна

Спеціаліст І категорії - ПИЖЕВСЬКА Надія Володимирівна

Секретар керівника - КОБЕРНИК Світлана Михайлівна

 

Додаток 1

до рішення сесії ради

від 22 грудня 2020 року № 28 -3-VІІІ

 

 

ПОЛОЖЕННЯ

про загальний відділ Сквирської  міської ради

 

І. Загальні положення

1. Загальний відділ Сквирської міської ради (далі – Відділ) є структурним підрозділом виконавчого комітету Сквирської міської ради.

2. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією України, Законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, іншими нормативно-правовими актами України, рішеннями Сквирської міської ради, що регулюють діяльність загального відділу, а також Регламентом Сквирської міської ради та цим Положенням.

3. Відділ утворюється Сквирською міською радою, яка затверджує його структуру, чисельність працівників і штатний розпис. Працівники Відділу призначаються та звільняються з посади міським головою.

Положення про відділ затверджується сесією Сквирської міської ради за поданням керуючої справами виконавчого комітету Сквирської міської ради.

4. Відділ утворюється з метою забезпечення єдиного порядку роботи з документами в Сквирській міській раді відповідно до чинних норм і правил, надання методичної та практичної допомоги в організації роботи щодо ведення діловодства та контролю в структурних підрозділах Сквирської міської ради, своєчасного розгляду заяв та скарг громадян, що надійшли до міської ради.

5. У своїй діяльності Відділ підзвітний та підконтрольний Сквирському міському голові, секретарю міської ради та підпорядкований керуючій справами виконавчого комітету Сквирської міської ради.

.

ІІ. Основні завдання відділу

Основними завданнями Відділу є:

1) організація діловодства, забезпечення єдиного порядку роботи з документами в апараті виконавчого комітету Сквирської міської ради відповідно до чинних правил;

2)  розроблення інструкції з діловодства, за зверненнями громадян та номенклатури справ Сквирської міської ради та її виконавчого комітету;

3) забезпечення реєстрації та ведення обліку документів;

4)  організація документообігу, формування справ, їх зберігання та підготовка до передачі до архівної установи;

5) здійснення контролю за дотриманням структурними підрозділами Сквирської міської ради чинних правил роботи з документами, вимог інструкції з діловодства, Регламенту Сквирської міської ради та національних стандартів;

6) підготовка документів, проєктів розпоряджень Сквирського міського голови, що належать до компетенції Відділу, а також редагування текстів документів і перевірка їх проєктів вимогам Інструкції з діловодства в апараті, управліннях та відділах виконавчого комітету Сквирської міської ради;

7) ведення архівної справи в апараті виконавчого комітету Сквирської міської ради;

8) надання методичної допомоги в організації роботи з питань, що належать до компетенції Відділу, структурним підрозділам виконавчого комітету Сквирської міської ради.

9) здійснення контролю за строками проходження і виконання службових документів та інформування Сквирського міського голови про стан виконання документів;

10) організація роботи з питань доступу до публічної інформації у Сквирській міській раді

11) організація діловодства за зверненнями громадян у виконавчому комітеті Сквирської міської ради;

12) забезпечення контролю за своєчасним розглядом пропозицій, заяв і скарг громадян, що надійшли до виконавчого комітету Сквирської міської ради;

13) надання методичної допомоги відділам виконавчого комітету, іншим структурним підрозділам міської ради, організаціям, підприємствам та установам в організації роботи із зверненнями громадян;

14) здійснення контролю за виконанням законодавства щодо розгляду звернень громадян, а також аналіз причин виникнення порушень виконання вимог зазначених документів і внесення пропозицій щодо їх усунення;

15) інформування міського голови про стан виконання та роботи з реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад структурними підрозділами міської ради

16) забезпечення організації роботи постійно діючої комісії з питань розгляду звернень громадян, графіків особистих, виїзних прийомів, прямого телефонного зв’язку;

17) формування планів роботи Відділу.

 

ІІІ. Відділ відповідно до покладених на нього завдань

1. З питань документообігу та контролю

1) організовує діловодство, забезпечує єдиний порядок роботи з документами в структурних підрозділах та апараті виконавчого комітету Сквирської міської ради;

2) здійснює контроль за  виконанням виконавчим апаратом Сквирської міської ради  актів  та  доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, актів міністерств, інших центральних   органів   виконавчої   влади,  рішень сесії, виконавчого комітету Сквирської міської ради, розпоряджень  і доручень Сквирського міського голови  та за  станом  роботи  з  реагування  на  запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад, а також аналіз причин порушення  строків виконання документів і внесення пропозицій щодо їх усунення; 

 3) розробляє і вносить проєкт Інструкції з діловодства в апараті, управліннях, відділах та інших структурних підрозділах виконавчого комітету Сквирської міської ради;

4) складає зведену номенклатуру справ Сквирської міської ради та її виконавчого комітету;

5) здійснює реєстрацію документів, веде їх облік та здійснює контроль за своєчасним проходженням документів у виконавчому комітеті Сквирської міської ради;

6) забезпечує виконання єдиного порядку відбору, обліку, збереження, опрацювання та використання документів, які утворюються в діяльності апарату виконавчого комітету Сквирської міської ради, та передачу їх до архівної установи;

7) здійснює прийом, попередній розгляд, реєстрацію, облік, передачу за призначенням, зберігання, пошук документів, що надходять до Сквирської міської ради, видачу інформації стосовно строків їх проходження;

8) здійснює підготовку до випуску і випуск документів (рішення виконавчого комітету Сквирської міської ради, розпорядження, доручення міського голови та вихідні лист) виконавчого комітету, їх реєстрацію та своєчасне надсилання адресатам, видає копії та витяги з утворюваних виконавчим комітетом документів;

9) готує і завчасно та систематично надає структурним підрозділам Сквирської міської ради щотижневі письмові нагадування-попередження про закінчення строків виконання документів; 

10) систематично інформує Сквирського міського голову та керуючу справами виконавчого комітету Сквирської міської ради про хід їх виконання, факти порушення виконавської дисципліни;

11) забезпечує подання виконавцями інформації про хід виконання документів відповідно до зазначених в контрольній картці строків, зняття документів із контролю після закриття їх до справи та формує картотеку виконаних документів;

12) здійснює методичне керівництво щодо організації роботи з документами у структурних підрозділах виконавчого комітету, надає практичну і методичну допомогу відділам, управлінням та іншим службам виконавчого комітету;

13) вживає заходів щодо зменшення обсягу службового листування в структурних підрозділах, апараті виконавчого комітету Сквирської міської ради;

14) готує проєкти доручень Сквирського міського голови;

15)здійснює облік бланків листів, розпоряджень Сквирського міського голови;

16) забезпечує проведення попередньої експертизи цінності документів, що є на зберіганні, складання та подання на розгляд експертної комісії виконавчого комітету проєктів описів справ та актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду;

 17) забезпечує ведення архівної справи у виконавчому комітеті Сквирської міської ради, підготовку та передавання документів на державне зберігання.

18) забезпечує у межах повноважень реалізацію державної політики стосовно захисту інформації з обмеженим доступом;

19) ініціює та бере участь в організації підвищення кваліфікації працівників Відділу;

20) виконує інші функції, що випливають з покладених на Відділ завдань.

 

2. З питань розгляду звернень громадян

1) здійснює прийом, реєстрацію, облік, передачу за призначенням, пошук звернень громадян, листів, запитів, скарг та ін.;

2) надсилає помилково надіслані до виконавчого комітету міської ради кореспонденцію іншим організаціям, про що повідомляє заявників;

3) інформує Сквирського міського голову, його заступників, керуючу справами виконавчого комітету Сквирської міської ради про зміст звернень, готує необхідні матеріали для своєчасного та правильного їх розгляду;

4) проводить консультації та роз’яснення для громадян, які виявили бажання звернутись (або звернулися) на особистий прийом до Сквирського міського голови;

5) забезпечує своєчасний розгляд пропозицій, заяв і скарг, листів, які надійшли до Сквирської міської ради;

6) за дорученням Сквирського міського голови, його заступників, керуючої справами виконавчого комітету Сквирської міської ради направляє відділам та іншим структурним підрозділам виконавчого комітету міської ради, підприємствам, організаціям, установам, іншим юридичним особам для розгляду заяви і скарги громадян, про що інформує заявників;

7) отримує від відділів, інших структурних підрозділів виконавчого комітету міської ради, підприємств, установ і організацій інформацію (довідки, пояснення, інші матеріали), що стосується розгляду пропозицій, заяв і скарг громадян, на їх підставі готує інформацію керівництву виконавчого комітету міської ради;

8) організовує за дорученням керівництва виконавчого комітету міської ради в необхідних випадках перевірки на місцях фактів, викладених у зверненнях громадян, що стосуються компетенції Відділу;

9) перевіряє стан роботи з розгляду листів, заяв і скарг, організації прийому громадян у відділах, інших підрозділах виконавчого комітету міської ради, на підприємствах, в установах і організаціях;

10) здійснює контроль за виконанням розпоряджень міського голови щодо розгляду звернень громадян;

11) веде облік громадян, що побували на прийомі у Сквирського міського голови, заступників міського голови, керуючої справами виконавчого комітету Сквирської міської ради;

12) забезпечує підготовку та подання Сквирському міському голові, його заступникам інформації про факти порушення виконавської дисципліни та формального ставлення до розгляду звернень громадян у відділах виконавчого комітету Сквирської міської ради;

13) інформує Сквирського міського голову, його заступників про стан роботи із зверненнями та з організації особистого прийому громадян у відділах, інших структурних підрозділах виконавчого комітету Сквирської міської ради, на підприємствах, в установах і організаціях і подає пропозиції щодо вдосконалення цієї роботи;

14) забезпечує видачу довідок громадянам міста;

15) вивчає, узагальнює та поширює позитивний досвід роботи, розробляє методичні матеріали щодо удосконалення організації розгляду звернень та прийому громадян, надає методичну та практичну допомогу в цій роботі на місцях;

16) надає консультації про порядок розгляду звернень громадян та видачі довідок.

 

3. У сфері доступу до публічної інформації:

1) забезпечує прийом, реєстрацію та облік запитів громадян про доступ до публічної інформації.

2) готує у межах повноважень проєкти відповідей громадянам на запити про доступ до публічної інформації у терміни, передбачені законодавством.

3) забезпечує доступ до публічної інформації, що була отримана в процесі виконання міською радою своїх обов’язків, передбачених чинним законодавством, або яка є у володінні міської ради, крім публічної інформації з обмеженим доступом.

4) здійснює контроль за своєчасним наданням відповіді, відповідно до чинного законодавства України, запитувачу інформації;

5) забезпечує захист персональних даних.

 

ІУ. Права відділу

1. Вносити на розгляд Сквирського міського голови проєкти рішень виконавчого комітету, розпоряджень міського голови, доповідні записки з питань, що належать до компетенції Відділу.

2. Вивчати стан діловодства у структурних підрозділах виконавчого комітету і вимагати виконання встановлених правил роботи із документами.

3. Повертати виконавцям документи та вимагати їх доопрацювання у випадках порушення встановленого порядку роботи з документами та правил їх оформлення.

4. Одержувати необхідну інформацію, а в разі потреби – відповідні документи від структурних підрозділів виконавчого комітету для вирішення питань, пов’язаних з виконанням покладених на Відділ завдань.

5. Використовувати систему зв’язку і комунікацій, що функціонує у виконавчому комітеті.

6.   Брати участь в сесійних засіданнях Сквирської міської ради, її виконавчого комітету, нарадах, інших зібраннях, які проводяться в міській раді, що стосуються діяльності Відділу; 

7.   Брати участь у нарадах, у роботі консультативних, дорадчих та інших органах для сприяння здійсненню покладених на Відділ завдань;

8.   Брати участь у розробленні пропозицій щодо підготовки кадрів, що стосуються Відділу.

9. Контролювати своєчасне виконання працівниками підрозділів виконавчого комітету надіслані їм на розгляд вхідні документи та заяви і скарги громадян відповідно до вимог законодавства.

10. Вивчати стан загального діловодства та діловодства щодо звернень громадян та здійснювати перевірки організації роботи із зверненнями громадян у підрозділах виконавчого комітету, на підприємствах, в установах, організаціях міста.

11. Одержувати від структурних підрозділів виконавчого комітету, підприємств та організацій міста інформації (довідки-пояснення, інші матеріали), що стосуються розгляду пропозицій, заяв і скарг громадян.

12. Вносити пропозиції з питань вдосконалення організації роботи з документами.

13. Надавати пропозиції щодо створення нових документів виконавчого комітету міської ради та внесення змін до них.

14. Проходити стажування, навчання, курси підвищення кваліфікації працівниками для здійснення  та покращення роботи Відділу.

 

У. Організація Відділу

1.   Загальний Відділ Сквирської міської ради Київської області очолює начальник відділу. У разі його відсутності обов’язки виконує головний спеціаліст Відділу.

2.   Начальник Відділу та працівники Відділу призначаються на посаду та звільняються з посади міським головою, в порядку, встановленому чинним законодавством.

3.   На посаду начальника Відділу призначається особа, яка є громадянином України та відповідає кваліфікаційним вимогам, встановленим Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про службу в органах місцевого самоврядування».

4.   Не може бути призначена на посаду начальника Відділу особа щодо якої існують обмеження, передбачені законами України «Про державну службу» та  «Про запобігання корупції».

5.   У Відділі працюють головні спеціалісти, спеціалісти І категорії, діловоди.

Відбір кандидатур на ці посади проводиться на конкурсній основі, крім випадків, у яких призначення на посади на підставі актів законодавства може здійснюватися без проведення конкурсу.

6. Організація роботи Відділу здійснюється відповідно до вимог Регламенту виконавчого комітету, Інструкції з діловодства, цього Положення, інших нормативно – правових та розпорядчих документів.

7. Робота відділу планується помісячно на основі плану роботи виконавчого комітету, доручень міського голови, функцій відділу. Плани роботи затверджуються керуючою справами виконавчого комітету Сквирської міської ради.

7. Службові обов’язки визначаються посадовими інструкціями, які затверджуються міським головою за поданням начальника Відділу.

8. Відділ у процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє з іншими відділами, управліннями, службами виконавчого комітету, використовує у своїй роботі підготовлені ними оперативні дані, довідкові та статистичні відомості, підтверджені чинним законодавством.

9. Діловодство Відділу ведеться згідно з номенклатурою справ міської ради та її виконавчого комітету.

 

УІ. Начальник загального відділу

1. Здійснює безпосереднє керівництво діяльністю та організовує роботу Відділу і несе персональну відповідальність за виконання покладених на Відділ завдань і функцій, забезпечує виконання планів роботи Відділу та виконавчого комітету з питань, що стосуються Відділу, доручень Сквирського міського голови, заступників міського голови, керуючої справами виконавчого комітету Сквирської міської ради.

2. Відповідає за ведення діловодства у виконавчому комітеті Сквирської міської ради.

3. Планує роботу Відділу і забезпечує виконання плану роботи виконкому з питань, що стосуються компетенції Відділу.

4. Розробляє та подає на погодження керуючій справами виконавчого комітету Сквирської міської ради посадові інструкції працівників Відділу. Забезпечує дотримання ними правил внутрішнього розпорядку, трудової та виконавчої дисципліни.

5.У встановленому порядку вносить пропозиції про призначення, переміщення та звільнення працівників Відділу, їх заохочення та накладення стягнення, погоджує надання їм відпусток.

6. Контролює дотримання працівниками Відділу правил внутрішнього розпорядку і трудової дисципліни.

7. Координує у встановленому порядку роботу Відділу з відділами, управліннями, службами виконавчого комітету.

8. Бере участь у нарадах, семінарах, засіданнях виконавчого комітету.

9. Підписує та візує документи в межах своєї компетенції.

10. Розробляє та вносить інструкцію з питань діловодства в апараті, відділах, управліннях виконавчого комітету, інструкцію з питань розгляду звернень громадян, номенклатуру справ відділу та зведену номенклатуру справ міської ради та її виконавчого комітету.

11. Вдосконалює методи і форми роботи з документами у виконавчому комітеті Сквирської міської ради, сприяє підвищенню кваліфікації працівників Відділу.

12. Здійснює контроль за своєчасним виконанням рішень виконавчого комітету, розпоряджень, доручень Сквирського міського голови, що стосуються діяльності Відділу, вхідної та вихідної документації, розгляду звернень громадян. Готує інформаційно – аналітичні довідки про хід їх виконання.

13. Повинен знати Конституцію України, акти законодавства, нормативні документи, що стосуються органів місцевого самоврядування, акти Президента України, Кабінету Міністрів України, органів виконавчої влади вищого рівня, що регулюють роботу з документами, практику застосування чинного законодавства в діловодстві, основи архівної справи, Інструкції з діловодства, правила ділового етикету, правила та норми охорони праці і протипожежного захисту, основні принципи роботи на комп’ютері та відповідні програмні засоби.

14. Забезпечує в межах своєї компетенції збереження у Відділі інформації з обмеженим доступом.

15. Начальник та працівники Відділу  несуть відповідальність за:

відповідність прийнятих ними рішень вимогам чинного законодавства; 

виконання рішень Сквирської міської ради та її виконавчого комітету, розпоряджень Сквирського міського голови;

стан діловодства;

за бездіяльність, неякісне або несвоєчасне виконання посадових завдань та обов'язків, порушення норм етики поведінки посадової особи місцевого самоврядування та обмежень, пов'язаних з прийняттям на службу в органи місцевого самоврядування та її проходження.

 

УІІ. Прикінцеві положення

1. Покладання на Відділ обов’язків, не передбачених цим Положенням, а також тих, що не відносяться до повноважень Відділу, не допускається.

2.Відділ утримується за рахунок Сквирського міського бюджету.

3. Зміни і доповнення до цього Положення вносяться в порядку, встановленому чинним законодавством України.

4. Реорганізація або ліквідація Відділу здійснюється Сквирською міською радою відповідно до вимог законодавства України.